Politica de confidențialitate
Cum prelucrăm datele personale în mecanio
1. Cine răspunde de date
ARHAI S.R.L., CUI RO35913161, Reg. Com. J2016000743052, Str. Piatra Craiului nr. 36G, Oradea, jud. Bihor, e-mail contact@arhai.ro, telefon 0750265636 („noi”). Pentru orice întrebare despre datele personale ne scrieți la contact@arhai.ro.
Avem două roluri diferite, în funcție de date:
- Operator pentru datele conturilor: persoanele care se înscriu și utilizatorii atelierelor (nume, e-mail, telefon, parolă criptată, jurnale de acces), pentru facturarea abonamentului și pentru mesajele trimise prin formularul de pe mecanio.ro.
- Persoană împuternicită pentru datele introduse de ateliere despre clienții lor (nume, telefon, e-mail, vehicule, comenzi, facturi). Pentru acestea, operatorul este atelierul; noi le prelucrăm doar la instrucțiunile lui, conform Acordului de prelucrare a datelor. Clienții unui atelier se adresează întâi atelierului: din fișa clientului, atelierul le exportă datele sau le anonimizează (facturile emise rămân, cu datele cerute de legea contabilității).
2. Ce date, de ce și pe ce temei
| Scop | Date | Temei (GDPR art. 6) |
|---|---|---|
| Crearea și folosirea contului | nume, e-mail, telefon, numele și orașul atelierului, parolă (criptată) | executarea contractului (b) |
| Securitate: autentificare, prevenirea abuzurilor, jurnale | adresă IP, ora conectării, acțiunile din cont; pe paginile publice (programare, portal, aprobare deviz) IP-ul se păstrează doar ca amprentă criptografică, pentru prevenirea abuzurilor, cel mult 90 de zile | interes legitim (f) |
| Facturarea abonamentului | datele firmei, persoana de contact, plățile (fără datele cardului) | obligație legală (c) și contract (b) |
| E-mailuri despre cont: confirmare, invitații, probă, plăți | nume, e-mail | executarea contractului (b) |
| Răspuns la mesajele de pe mecanio.ro | nume, e-mail, telefon, mesajul | demersuri înainte de contract (b) / interes legitim (f) |
Nu vindem date și nu facem profilare sau publicitate pe baza lor.
3. Cui le transmitem
Doar furnizorilor de care avem nevoie ca Platforma să funcționeze, fiecare cu contract de prelucrare și obligații de confidențialitate:
| Furnizor | Pentru ce | Unde | Când |
|---|---|---|---|
| Furnizorul de servere (hosting) al Prestatorului | Găzduirea aplicației și a bazei de date, copii de siguranță | Spațiul Economic European | întotdeauna |
| Furnizorul de stocare a fișierelor (compatibil S3), ales de Prestator | Pozele din inspecții, semnăturile de la recepție și predare, logo-ul atelierului. Cât timp stocarea nu e configurată, fișierele stau în baza de date, la furnizorul de hosting. | Spațiul Economic European | dacă atelierul încarcă fișiere |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Încasarea abonamentelor cu cardul. Datele cardului nu trec prin mecanio. | Irlanda (UE); transferuri către Stripe Inc. (SUA) pe baza clauzelor contractuale standard | dacă plătiți cu cardul |
| Intelligent IT SRL (SmartBill) | Emiterea facturilor fiscale (pentru abonament și, dacă atelierul conectează contul său, pentru clienții atelierului) | România | la facturare |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Trimiterea e-mailurilor automate (confirmare cont, invitații, resetare parolă, facturi, notificări de plată) și a e-mailurilor către clienții atelierului (programări online, linkul către portalul clientului) | SUA, pe baza clauzelor contractuale standard / EU-US Data Privacy Framework | întotdeauna |
| SMSLink sau SMSAdvert (furnizorul SMS activ) | Trimiterea SMS-urilor către clienții atelierului (programări, mașină gata, mementouri) | România | dacă atelierul trimite SMS-uri |
| Anthropic, PBC | Agentul AI: procesează textul cererii și datele necesare răspunsului. Anthropic nu folosește datele trimise prin API pentru antrenarea modelelor. | SUA, pe baza clauzelor contractuale standard | doar când un utilizator folosește agentul AI |
| ANAF (SPV / e-Factura) | Transmiterea facturilor electronice, dacă atelierul conectează e-Factura | România | dacă atelierul folosește e-Factura |
Dacă Atelierul își configurează propriul server de e-mail (SMTP), propriul cont SMS sau propria cheie Anthropic, acești furnizori sunt aleși de Atelier și lucrează pe contractul lui direct cu ei.
Pentru transferurile în afara Spațiului Economic European folosim clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau cadrul UE-SUA privind protecția datelor, după caz. Putem transmite date autorităților doar când legea ne obligă.
4. Cât timp le păstrăm
- Datele contului: cât timp contul există; la cererea de ștergere, în cel mult 30 de zile.
- Documentele de facturare a abonamentului: 10 ani, conform legii contabilității.
- Jurnalele tehnice și de securitate: cel mult 12 luni.
- Mesajele de pe site: cel mult 24 de luni de la ultima discuție, dacă nu devin client.
- Copiile de siguranță se suprascriu periodic; o dată ștearsă, o înregistrare dispare și din ele la următorul ciclu.
5. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a nu fi supus unei decizii exclusiv automate. Ne scrieți la contact@arhai.ro și răspundem în cel mult o lună. Datele atelierului se pot exporta oricând din aplicație, iar ștergerea contului se poate cere tot de acolo.
Aveți dreptul să depuneți plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.
6. Securitate
Conexiunile sunt criptate (HTTPS). Parolele se păstrează doar sub formă de hash, iar cheile de integrare (SmartBill, ANAF, SMS) se păstrează criptate. Fiecare atelier își vede doar datele lui, iar accesul în interiorul atelierului depinde de rol. Detaliile sunt în anexa DPA.
7. Cookie-uri
Aplicația folosește două cookie-uri strict necesare: unul pentru sesiunea de autentificare și unul de scurtă durată (un minut) care afișează mesajul de confirmare sau de eroare după o acțiune. Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate, nici în aplicație, nici pe mecanio.ro.
8. Agentul AI
Când un utilizator folosește agentul AI, textul cererii și datele din cont necesare răspunsului (de exemplu, o comandă sau un client) sunt trimise către Anthropic pentru procesare. Nu le folosim și nu permitem folosirea lor pentru antrenarea modelelor. Agentul nu ia decizii cu efecte juridice asupra persoanelor.
9. Modificări
Când schimbăm această politică, actualizăm data de mai jos și anunțăm pe e-mail modificările importante.
Versiunea din 15 octombrie 2026.